Integritetspolicy

1. Introduktion

Digital Coworkers Nordic AB (organisationsnummer 559543-4969), nedan kallat "vi", "oss" eller "DocuTrust", värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter när du använder vår tjänst.

Genom att använda DocuTrust samtycker du till behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med denna policy.

2. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är:

Digital Coworkers Nordic AB
Organisationsnummer: 559543-4969
Furuhällsvägen 29
435 44 Mölnlycke
Sverige
E-post: support@confirmandsign.com

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

3.1 Kontouppgifter

• Namn och e-postadress
• Företagsnamn och organisationsnummer
• Telefonnummer (om angivet)
• Lösenord (krypterat)

3.2 Dokumentuppgifter

• Uppladdade dokument för signering
• Signaturer och signaturbilder
• Information om undertecknare (namn, e-post, telefon)

3.3 Tekniska uppgifter

• IP-adress och geografisk plats
• Webbläsartyp och enhetsinformation
• Tidsstämplar för aktiviteter
• Verifieringsmetoder (e-post, SMS)

4. Hur använder vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänsten: För att möjliggöra digital signering, verifiering och dokumenthantering.
• Kommunikation: För att skicka notifieringar om signeringsförfrågningar, påminnelser och tjänstemeddelanden.
• Juridisk efterlevnad: För att skapa granskningsloggar som bevisar dokumentens äkthet och signeringens giltighet.
• Förbättring av tjänsten: För att analysera användningsmönster och förbättra användarupplevelsen.
• Kundservice: För att hantera supportärenden och frågor.

5. Laglig grund för behandling

Vi behandlar dina personuppgifter baserat på följande lagliga grunder:

• Avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig.
• Rättslig förpliktelse: Behandlingen krävs för att uppfylla lagkrav, exempelvis bokföringslagen.
• Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för våra berättigade intressen, såsom att förbättra tjänsten och förhindra bedrägerier.
• Samtycke: I vissa fall behandlar vi uppgifter baserat på ditt uttryckliga samtycke.

6. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlades in för:

• Kontouppgifter: Så länge kontot är aktivt, plus 12 månader efter avslutning.
• Signerade dokument och granskningsloggar: I 10 år för att säkerställa juridisk giltighet.
• Osignerade dokument: Raderas automatiskt 90 dagar efter att signeringsprocessen avslutats eller avbrutits.
• Tekniska loggar: Sparas i 24 månader för säkerhets- och felsökningsändamål.

7. Delning av personuppgifter

Vi delar dina personuppgifter endast i följande situationer:

• Med motparter: När du skickar en signeringsförfrågan delas dokumentet och relevant information med mottagarna.
• Tjänsteleverantörer: Vi använder betrodda underleverantörer för e-postutskick, SMS-verifiering och molnlagring. Dessa är bundna av sekretessavtal.
• Rättsliga krav: Om vi är skyldiga enligt lag att lämna ut uppgifter till myndigheter.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part.

8. Säkerhet

Vi vidtar omfattande säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter:

• 256-bitars AES-kryptering av all data
• TLS 1.3-kryptering för all datatrafik
• Multifaktorautentisering för kontoinloggning
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och penetrationstester
• Datorer och servrar i EU med strikt åtkomstkontroll

9. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång: Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse: Du kan begära att felaktiga uppgifter korrigeras.
• Rätt till radering: Du kan begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter.
• Rätt till begränsning: Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
• Rätt till dataportabilitet: Du kan begära att få dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
• Rätt att invända: Du kan invända mot behandling baserad på berättigat intresse.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på support@confirmandsign.com.

10. Cookies

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse på vår webbplats. Cookies hjälper oss att:

• Komma ihåg dina inställningar och preferenser
• Hålla dig inloggad under sessionen
• Analysera hur webbplatsen används för att förbättra tjänsten

Du kan hantera dina cookie-inställningar i din webbläsare.

11. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar kommer vi att informera dig via e-post eller genom ett meddelande på vår webbplats. Fortsatt användning av tjänsten efter ändringar innebär att du godkänner den uppdaterade policyn.

12. Klagomål

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):

Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
www.imy.se